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【結婚式】結婚式1.5次会主催者が、受付を依頼するときに読む記事

こんにちは!嫁です。

先日、友人の結婚式1.5次会に参加してきました!
以前、別の友人のパーティにも参加したので、人生2度目の結婚パーティです。

そして受付の大役を仰せつかるのも人生2度目。

嫁
なんとびっくり、結婚式1.5次会、受付担当率100%!(笑)

するとだんだん、主催者がこれをやってくれて助かった!とか、正直これやっておいてほしかったな…とか、いろいろ見えてくるわけです。

悩む人々
悩む人々
1.5次会の受付を友人にお願いしよう!必要な物品や、受付担当に伝えておかなきゃいけない事柄をまとめなきゃ…!

そんな、結婚式1.5次会の準備を進めているご夫婦のために、受付を依頼するときの極意をお伝えします!

本記事を読むとこうなる!

・結婚式1.5次会の受付について知ることができる!
・結婚式1.5次会の受付を依頼するときに必要な物品がわかる!
・結婚式1.5次会の受付担当者に伝えておくべき事柄がわかる!

本記事では、結婚式場などで行われる披露宴を含めた式を「結婚式」、レストランなどで行われる結婚パーティを「1.5次会」と呼称します。

結婚式1.5次会の受付はこんな流れ

本題に入る前に、結婚式1.5次会の受付についてポイントだけご紹介!

①受付
名簿にチェックする形式が多いです。
②会費の支払い
ご祝儀袋などには入れず、お財布から直接出すゲストが多いです。
③会場へ案内
直接会場に案内されることが多いです。

ざっくりこんな感じです。
下記の記事では、受付も含めた1.5次会の流れを、ゲスト視点でもう少し詳しく書いてます。あわせてどうぞ!

受付のために伝えておいてほしい事柄

それではさっそく、受付を依頼する相手に伝えておいてほしい事柄を見ていきましょう!

本編では、1.5次会前日までに伝えておいてほしい「事前編」と、
当日会場に集合してから伝えてほしい「当日編」の二部構成で書いていきます。

事前編

当日の集合時間

これは必須ですね!

集合時間については、ゲストの人数や関係性にもよって変わってきます。

人数が多くなく、親族が多い1.5次会の受付をした際には、受付開始時間の15分前が集合時間でした。
一方、友人中心で人数が多い1.5次会の際は、受付開始時間の45分前が集合時間でした。(他に準備の手伝いがあったから、というのもあるのかも…?)

親族が多い場合は、新郎新婦の親御さんが親族対応をしたり、事前に連絡を取り合っていて来場時間がある程度わかっていたりなど、受付が捌かなければならない人数が減る傾向があるのかもしれません。
また、遠方のゲストが多かったりすると早めに到着するゲストを想定する必要があるかもしれません。

ゲストにも考慮しつつ、お互いにバタバタしないように余裕をもって集合時間を設定するのが良いのかもしれません。

当日の集合場所

基本的には会場集合になると思います。

しかし、以下のような状態が想定されるときは事前に一報あるととても安心です!

✔ 受付担当が来場するころにはまだウェルカムボードが出てないかも
  → お店の目印などを伝えてわかりやすく!
✔ 会場貸切とかでは無く、お店の奥の一角が会場になる場合
  → 何も言われていないと会場に行ってビビります。スタッフに声を掛けて!とか、奥まで勝手に入ってきても大丈夫だからね!とかの事前情報を!

当日の服装

これは場合や相手によります。

私の場合、まだ1.5次会というものに行きなれていなかったため、どんな服装で行くか悩んでいました。
しかも、受付ということは(見てるか見てないかはさておき)自分の服装がゲスト全員の目に触れます。不安すぎて主催者に相談しました(笑)

もしそんな感じの相手に受付をお願いするときは、ちょっとでも多くの情報をくれるととても安心です!
例えば、ゲストがどんな服装で来るか、もし誰かと連絡を取っていたのならその情報をお伝えしたりとか・・・

ですので、初めから明確なドレスコードがわかっていたり、1.5次会に出席し慣れている人だったりする場合は、この情報は無くても問題ありません。

当日必要な持ち物

当日受付をするにあたって、メモやペンなど必要なものがあれば連絡が必要です。

そして欲を言えば、何も持ってくる必要がない場合は「ペンとかは新郎新婦側で用意するから、特別必要な持ち物はないよ!」ということを明記してくれるととても助かります!

特に女性の場合はバッグが小さいです。いくら平服OKの1.5次会でも、普段使いの小ぶりのバッグを持っていくため、少しでも荷物が少ないほうが嬉しいです。欲を言えば、ですが!(笑)

当日編

集めたお金の管理

ゲストから集めた会費の管理については説明必須です!

・改めて会費の金額を確認
・頂いた会費をどこに置く(入れる)か
・全員の受付が終わったらどこに置く(誰に渡す)か

また、御車代などをお渡しする人がいたり、特別な事情で会費が異なる人がいたり、特例なゲストがいる場合は説明をお忘れなく!

ご祝儀やプレゼントはどうするか

ゲストによっては、会費の他にご祝儀を持参したり、お花やプレゼントを用意していらっしゃる方もいます。
その場合の対応を伝えていてほしいです。例えば以下のような感じとか・・・

・受付で受け取り、会費とまとめて渡す
・受付で受け取り、会費とは別に控室等にまとめる
・受付では受け取らず、主催者本人やご両親等に渡していただく

トイレや喫煙所の場所

受付にいると、トイレや喫煙所の場所を聞かれることがとにかく多いです。
たぶんお店のスタッフさんより聞かれます。(笑)

これは受付担当者が自分で確認しても良いのですが・・・余力があったら教えてくれるとラクです!

ゲストの荷物置き場

トイレや喫煙所ほどではありませんが、クロークの場所を聞かれることもあります。
荷物置き場を設けているのであれば、予め教えてほしいです!

受付のために準備しておいてほしい物品

続いて、受付のために準備しておいてほしい物品を見ていきましょう!

ぜったい欲しい編

受付名簿 or 芳名帳

これは必須です!
それぞれ1.5次会によって、下のような芳名帳に書いてもらう場合や、受付名簿にチェックしていく場合があります。
私が参加したものは、受付名簿を使ってチェックしていくスタイルでした。

会費を入れるもの

これも必須です!
会場から借りれるかどうかを確認し、もし借りられない場合は、お札を折らずにいれることができる大きめのポーチなどを用意していれば十分かと思います。
ただし、管理の観点から必ず蓋が閉まるもの、チャックなどがあるものにしましょう。

あると嬉しい編

お釣り

会費に端数が出る場合は、ある程度のお釣りがあると助かります。

ちなみに参考までに、経験上ですが・・・
これまで1.5次会で2回とも受付をやり、総勢70名近くの受付をしました。
会費は5,000円と15,000円でした。

ざっくり記憶ですが、お釣りを渡したのはたしか4〜5人くらいだったかと・・・

結果、お釣りが必要な人の前に回収した分のお金で事足りましたが、お釣りが用意されていればなお安心です。

受付の目印

これはマストではありませんが、目印があるとゲストにとっても受付にとっても嬉しいです。

結婚式の場合は、受付がそもそも必要な施設であるためにゲストの導線に受付を置くことができるので、一目で受付の場所がわかります。

しかし1.5次会の場合、会場にもよりますが、たとえば普通の飲食店には普段は受付を置くことはありません。
すると、入り口からちょっと逸れたところに受付が設置されたりします。

簡単で良いので、ここが結婚式1.5次会の受付です!というのがわかる目印があるとなお一層助かるなあと思いました。
とは言いつつ無いなら無いで、「こちらで受付やってまーす」と声掛けるだけなので大丈夫です(^O^)

まとめ

ここまでで分かる通り、結婚式1.5次会の受付は意外とやること考えることが多いです。
ましてや通常の結婚式会場と違ってすぐ近くに会場スタッフがいないことも多く、事前情報が足りないと焦ります。

嫁
でも結局、受付を任せてもらえるのは嬉しいなって思います。

友人たちのお祝いの席をお手伝いできることはとても幸せですし、みんなより早めに会場の雰囲気に触れることができたりなど、他のゲストよりパーティを身近で感じることができるのはとても楽しいです。

本記事を参考にして、受付をお願いする人には必要な情報をしっかりお伝えしてください。
そして、みんなでHAPPYな結婚式1.5次会をお過ごしください!

ABOUT ME
嫁
当サイトのライターであり、旦那いわむーの相方。大学卒業後、仙台にあるIT企業に務めて3年目になり、夕飯後や休日に記事を執筆する生活をしている。文字を書くことと写真を撮ることが好きなので、どんどん情報発信スキルを上げていこうと日々勉強中。好きなものは旅行とお酒で、ビールはキリン一番搾り推し。