今回の記事は、そんな方向けに書いております。
仕事が終わらない理由の大半は、時間を効率的に使えていないことが原因です。もし仕事が終わらず残業続きで悩んでいるのであれば、時間の使い方について見直してみることをおすすめします。
仕事に追われるだけの日々から抜け出し、自分らしく生きるための一歩を踏み出しましょう。
Contents
時間の使い方を見直す4ステップ
ステップ１ １日の時間の使い方を書き出す
朝起きてから夜寝るまで、自分がどんな行動にどれだけの時間を使っているかを紙に書き出してみましょう。とはいえ、全て思い出そうとすると書き切れないほどになってしまうので食事、通勤、会議など行動に15分以上使ったものだけをピックアップできれば十分です。
このとき、頭の中で考えるだけでは忘れてしまったり抜け漏れが出たりするので書き出すということが大切です。視覚化すると、想像以上に無駄な時間を使っていることに気がつきます。
動画サイトをなんとなく見ている時間や、スマホでゲームをしている時間、同僚と雑談している時間などが特に無駄な時間に当たります。時にはそのような時間も大切ですが、毎日こうした時間が日常を圧迫していないか確認してみましょう。
もし仕事中に無駄な時間を取っていることが多いようであれば、まずはその時間を改善するよう意識してみましょう。
ステップ２ 抱えている仕事を全て書き出す
時間の使い方の見直しが済んだら、次は現在抱えている仕事を洗い出してみましょう。付箋に書き出しておくと、次の「ステップ３ 優先順位をつける」で役に立ちます。
こちらも頭の中で考えてしまうと抜け漏れが発生するので、ちゃんと書き出して視覚化しましょう。
書き出す仕事は、大きなものから些細なものまで思いつくかぎり全てです。「プレゼン」「会議」だけでなくそのための資料作成や打ち合わせのメールへの返信など、なるべく細かく書き出します。
こうすることで、自分の抱えている仕事にはどんなタイプのものが多いのかが見えてきます。たとえば人から頼まれた仕事がかなり多くなっていたり、資料作成が思ったように捗らずに溜まってしまっていたりしませんか？
頼まれすぎているのであれば断ることも時に必要になりますし、資料作成が苦手であれば少し前倒しで始めるクセを付けたり良い資料だと思うものを真似してみたりといった工夫を考えましょう。
日頃から課題点を念頭に仕事をするクセをつけておくと、解決法が見つかりやすくなりさらに仕事に効率的に取り組めるようになって、結果手早く終わらせることができるようになります。
ステップ３ 優先順位をつける
仕事を書き出したら、次は緊急性の高い仕事から優先順位を付けます。締め切りが迫っている仕事をはじめ、少しずつでも手を付けておかないと焦げ付くことが予想されるような「今日やらなくてはならない仕事」が緊急性の高い仕事です。
「ステップ２」で付箋に仕事を書き出していれば、上から順番に並べ替えると早いですね。ノートに仕事を書き出している場合は、優先順位が高そうな仕事に赤で線を引くなど、違いが分かるように書き込みを入れてみましょう。仕事を片付けた実感がわいて、モチベーションアップにも繋がります。
ステップ４ 仕事をする時間と方法を決める
仕事に優先順位をつけてしまえば、あとは緊急度の高い仕事から順番に片付けていくだけです。
そのときに「いつその仕事に取り組むのか」「どのような方法で取り組むのか」も考えられると、より手早く終わらせることができるのでコツを２つ紹介しましょう。
ひとつめのコツは、複雑な仕事ほど朝の時間に取り組むように予定を立てるということです。朝は脳がもっともよく働く時間であり、モチベーションや体力も十分ある時間帯なので、厄介な仕事を片付けるなら朝の時間の方が捗りやすいからです。
ふたつめのコツは、取り組む前に仕事の手順を明確にしておくということです。大きくて厄介な仕事だと思うと億劫で手を付けるのにためらってしまいますが、作業手順を細かくすれば心的負担も軽くなります。
また、予定より早く仕事が片付いた、という時は次の仕事を前倒しして取りかかっても構いません。そうすれば予定よりも早く１日の仕事が片付く目処が見えてくるでしょう。
重要度の低いかつ簡単な仕事は、午後や仕事と仕事の合間にできたスキマ時間で片付けておくといいでしょう。
それでも仕事が終わらない時は上司に相談
ここまでの流れで、沢山ある仕事も効率的に片付けることができなければ、ひとりでこなせる仕事の量を上回っている状態なのかもしれません。
そんなときは上司や人事に相談し、人員配置の見直しや仕事の割り振りバランスについて相談してみてください。
どれだけ効率化しても、人ひとりにできることには限界があります。自分の限界を知ることも、仕事をするうえでは大切なことです。精一杯やっても終わらないほどの仕事を抱えている状況であれば、変わらなければいけないのはあなたではなく環境の方かもしれません。
効率よく仕事をして、ワークライフバランスを見直そう
いつも仕事に追われていると、将来の成長について考える時間もなくただ日々を過ごすことになりかねません。
仕事を効率よく片付けて余裕を持つことで、はじめて次の仕事の段取りを進めたり仕事を振り返ってより効率よくできる改善点を考えることができるようになります。
仕事が多すぎて終わらない、という場合は
・息抜きや考え事など余計なことに時間を取られ過ぎていないか
・効率化できる仕事はないか
・仕事の優先度に従ってこなせているか
上記のことを丁寧に振り返ってみましょう。
今回紹介した方法は、仕事を緊急度と重要度で四つの領域に分けて考える「アイゼンハワーマトリックス」という思考法を元にしています。
まとめ
仕事に打ちこむことは大切ですが、仕事に振り回されてしまっている状態ではいい成果も充実感も得られません。仕事を優先度の高いものから効率的に片付け、余裕をもって終わらせられるよう、自身の仕事への取り組み方を見直してみましょう。
