仕事の効率を上げる

すぐに実践できる!仕事を効率化する方法5選【社会人向け】

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悩む人々
悩む人々
同僚は仕事が早いのに、私はいつも時間がかかる。上司からもう少し効率的に作業してほしいと言われてしまったんだよね〜

仕事がテキパキとでき、限られた時間の中でクオリティの高い仕事や多くの作業をこなす人がいると憧れますよね。

自分は何かと作業に時間がかかってしまったり、上司のチェックで指摘を多く受けてしまったりするという方へ向けて、仕事を効率的に進めるコツを解説していきます。

ざわむー
ざわむー
私も社会人になりたての頃は、割り振られた作業を自分で考え込んで抱えてしまい、気づいたら時間が経っているのに仕事が終わらないということが多くありました。
いわむー
いわむー
社会人あるあるだね。俺もあったなあそんな時期〜

この記事で紹介する方法を実践するようになり、上司から「仕事が早いね」と言われ、残業が減っているのを実感しています。

仕事の効率が悪い人の特徴

仕事の効率が悪い人は効率が良い人に比べて、次のような特徴があります。

①優柔不断で仕事の進め方が中々決まらない
②完璧主義で細かいことが気になり作業がいつまでも終わらない
③人に頼るのが苦手

当てはまるものはないでしょうか?どれも性格的な面で中々改善するのは難しいですが、これから紹介する具体的な効率化方法を1つでも実践して、徐々に慣らしてみてください。

仕事を始める前にする効率化のコツ


それでは実際に仕事の効率を上げる方法を紹介していきます。

毎日様々なタスクがある中で、1日の始めはその日どれだけ効率的に仕事ができるかを左右します。まずは仕事開始前の準備の段階で、次のようなことを意識して実践してみましょう。

タスクの優先順位付けと予定化

まず、朝の時点で今日やらなければいけないタスクを洗い出します。その内、決められたミーティングに向けたものなど期限があるものを振り分け、優先順位を付けましょう。

今日やらなければいけないタスクとして書き出したものの、良く考えてみれば後日でも良いタスクもあるかもしれません。

最初に優先順位付けを行っておくことで、本来後回しにできるものが明確になります。

そして後回しにできる作業に手をつけてしまい、結局本来必要な仕事が終わらずに残業になるといったことを防ぐことができます。

いわむー
いわむー
タスク出しだけだといつやるかが明確じゃないので、僕らの場合はグーグルカレンダーに予定として入れ込んじゃっているよ。そうすることでかかる時間がわかるし、いつ取り組めば良いかも分かるよ
ざわむー
ざわむー
もし急な予定が入ってしまった場合は、別の時間に予定ごと移動させているよ。そうすることで終わるまでタスクが消えないから罪悪感が残ってしっかりやるという笑

上司とのイメージすり合わせ

特に上司の確認が必要な資料作成や作業がある場合、手を動かし始める前にイメージをすり合わせておくことが大切です。

十分な事前確認をしないまま作業を始めると、上司からの指摘が多くなり、場合によっては一からやり直しということにもなりかねません。

上司の頭の中にあるイメージを一度共有いただく時間を取って進めていくと、自分の頭で0から考える時間や作業後の手戻りが減るため、効率化に繋がります。自分の意見がある場合も、同様に最初のタイミングで伝えておきましょう。

いわむー
いわむー
最初にイメージのすり合わせをしたあと、仕事を4割進めてみて、方向性が合っているか確認を取るということ良くするなあ。7割まで進めちゃうと方向転換しにくいからね。
ざわむー
ざわむー
頭で効いたあと、何かにメモを取ることをお勧めするよ。そうしないと他のいろんなタスクで忙殺されて大事な話を忘れちゃうからね

仕事中にできる効率化のコツ


実際に仕事を進めていく上でも、ちょっとしたコツで効率良く進められることがあります。

ショートカットやツールの活用

資料作成の作業が多い方は、是非簡単なキーボードのショートカットを覚えてみてください。書式のコピー&ペーストやウィンドウの切り替えも一瞬でできます。

エクセルの関数も便利です。特に集計が必要なものは手で数えるよりも、関数を入れて数字が一発で出るようにするとミスもなく早く終わります。

ざわむー
ざわむー
時短のために私はよく使うようにしているよ
いわむー
いわむー
1回調べてみるといいんだよね。動画を作るときにAdobePremiereProというソフトを使っているんだけど、ショートカットキー使い始めたら作業が早くなって仕事の時間単価上がったよ。

脳の動きに合わせたタスク調整

脳科学の世界では、午後よりも朝の時間に頭が冴え、新しいことを覚えたりクリエイティブな発想が必要になったりする作業に向いています。午後になると脳が疲れていくので、朝ほどの効率で仕事ができなくなるのは自然なことです。

そのため、出社してすぐの時間は、1人で考えながら情報をインプットしたり難しいことを考えたりするタスクに時間を使いましょう。

午後はミーティングや人と協業する作業をすると、1日を効率的に使うことができます。

いわむー
いわむー
朝活をすることで、午前中からパワー全開で仕事に臨むこともできるので、ぜひ試してみるといいかも
ざわむー
ざわむー
できるだけ午前中の時間でタスクを処理できるといいね。午後になるといろんな仕事が舞い込んできてしまうこともあるので…
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わからないことはすぐ聞く

作業を進めていく上で、わからないことや迷うことが出てきたら、すぐに上司や詳しい人に聞くようにしましょう。

ネットで調べてわかることと違い、社内独自のことやシステム、お客さまの情報などは、資料やメールを漁って自分で調べるよりも詳しそうな人に聞くほうが断然早くわかります。

近くにいる人に聞くことで調べたり考えたりする時間が大幅に削減できるので、人に聞く癖を付けることで効率化に繋がります。

いわむー
いわむー
ただ、上司や同僚も自分の仕事で忙しいはずなので「今お時間よろしいですか?」と一言聞くようにしましょう。コミュニケーションが大事です。
ざわむー
ざわむー
複数聞きたいことが出てくる場合は、できるだけまとめて聞くようにすると良いですね。相手も五月雨で来られるよりも、時間をとってまとめて回答した方が手間が少なくなるので。

仕事を効率化したい方におすすめ書籍

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簡単な工夫で効率よく仕事ができる人に!


普段の仕事の作業を効率化すると残業を減らすことができ、その分プライベートの時間が多く確保できるようになります。

その時間で趣味を楽しんだり副業をして収入を増やしたりすると余裕ができ、仕事の際により高い集中力が発揮されることで、良い循環に繋がります。

今回紹介した仕事の効率化方法は、自分の意識改善ですぐにでも取り入れることが可能な方法なので、ぜひ試してみてください。

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