今回の記事ではそういう経験をされた方に向けて書いています。
仕事でミスをしてしまうことは誰にでもあります。特に大きなミスをしてしまうと落ち込んでしまうものです。しかし、一番大切なことは、起こしてしまったミスをどのように挽回するかです。
また、ミスを未然に防ぐための対策についても紹介しています。こちらもぜひ参考ににしてみてください。
Contents
ミスが起こる３つの「不足」
そもそも、なぜミスをしてしまうのでしょうか。ミスは原因を知ることで未然に防げることもあります。あなたの仕事で次の３つが「不足」していないか、確かめてみましょう。
・準備不足
・経験不足
・想定不足
それでは順番に見ていきます。
準備不足
必要な資料が準備できていなかった。プレゼンの練習が不十分で思うようにアピールできなかった。こうした準備不足がミスを誘発します。
十分だと思っていたけれど足りなかった場合もあれば、準備が十分なのかどうかさえ自分には分からないというケースもあるでしょう。
確認不足
納期や打ち合わせの時間、出張先への経路、仕事の手順といった確認が抜けてしまうことでミスの要因となります。間違った場所や日時を正しいものだと思い込んでいる場合もあります。大切な商談が水の泡になることもあるので要注意です。
想定不足
天気や事故で書類や商品が届かないかもしれない。
相手が急な体調不良で仕事を休むかもしれない。
こういった小さなトラブルを想定しておくことも大切です。トラブルが起きてから慌てて対応していると、そちらに気を取られてミスをしてしまうこともあります。
ミスを未然に防ぐ４つの方法
では、このような「不足」が起こらないためにできることは何でしょう？次はミスを未然に防ぐための方法を4つ紹介します。
１ 仕事の手順や要領を理解する
何をやらなければならないのか、どういう手順でやればいいのかを把握するようにしましょう。
特に初めて行う作業や引き継いだばかりの仕事では、必要な手順が抜けてしまうミスなどが起こりやすくなります。
作業に取りかかる前に、もう一度手順を確認するくらいの慎重さがあると安心です。
２ 締め切りや予定を把握する
スケジュールと作業にかかる日数の想定を確認することも大切です。
「まだ大丈夫」と思っていたら締め切りの日を勘違いしていた、というミスもよくあります。予定の日時は手帳などに書き込んでいつでも参照できるようにしておくことをおすすめします。
３ 想定されるトラブルへの対処はできているか
仕事が予定どおりに進まないこともあります。
事前に想定されるトラブルは、「どうしたら起きないようにできるか」「起きてしまったらどうすればいいか」という対策を考えておきたいものです。
たとえば提出してもらうはずの書類が締め切り間近になっても揃わない場合などは、相手に締め切りを確認して促すといった感じです。
４ 相手の性格や伝えなければいけない内容を確認しているか
商談やプレゼンなど、相手のいる仕事であれば事前にどういう人と仕事をすることになるのか把握しておくのも大切です。
また、性能の良さをアピールしたいのか、サービスの手厚さで他社と差をつけているのかなど、伝えたい内容もきちんと整理しておきましょう。
事前準備をしっかりやっておくことで、仕事に対する自信にも繋がります。
起きてしまったミスへの４つの対処法
事前に準備をしていたとしても、ミスを完全に防ぐのは難しいものです。では、ミスを起こしてしまった時はどうすればいいのか。大切な対処について４つ紹介します。
１ すぐに連絡する
ミスが発覚した時こそ、その影響がもっとも小さい時です。
迷惑をかけてしまう相手にはすぐに連絡しましょう。怒られたくない気持ちもあるでしょうが、時間が経てば経つほど状況もあなたの印象も悪化する危険性のほうが高いです。
反対にすぐに連絡することで被害を最小限に抑えられる確率は高くなります。
２ 謝罪する
迷惑をかけてしまった相手には謝罪をしましょう。ときにはミスの要因が自分以外にあると感じることもあるかもしれません。
しかし、相手の立場で考えてみると迷惑をかけられたうえに言い訳までされたら、誠実な対応を受けたと思えるでしょうか。
３ 対策を提案する
ミスを挽回する方法があれば、ぜひ提案しましょう。相手にかかる迷惑を最小限に抑えようという気持ちが伝われば、あなたへの印象も変わります。
対策が思いつかないときは、上司や先輩の力を借りましょう。ミスの大きさに関わらず、「なぜそのミスが起きてしまったのか」と「どう対処したのか」という情報が会社で共有されることは、後々同じミスが起こらないように改善できるので大きなメリットでもあります。
４ ミスを振り返る
ミスが単なる失態で終わらないよう、振り返って原因を考えるのはとても大切なことです。
二度と同じミスが起こらないような対策が生まれたとしたら、それはミスをしたデメリットよりも大きなメリットが生まれたと言えるかもしれません。
やるべきことを忘れていたなら、なぜ忘れてしまったのか。
締め切りを守れなかったのなら、なぜそうなってしまったのか。
対策をきちんと考える姿勢は、周囲の人にも好印象をもたらします。
参考にしたい本
ポチップ
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まとめ
仕事でミスをしてしまった時はほんとうに申し訳ない気持ちでいっぱいになり、つらいものです。
しかし、最初にもお伝えしましたがミスをしない人間はいません。そしてミスをした経験が次のミスを防ぎます。ミスは成長をもたらす大切な経験です。
大切なことは状況をきちんと報告し、誠実な対処をすることです。ミスをしても、その経験が成長につながるよう、今回紹介した４つの対処法はぜひ実践してみてください。
「あの時失敗したおかげで今があるんだな」と思える日がきっと来ます。
