仕事の効率を上げる

仕事中にメモをとることの必要性とメリットを考える

悩む人々
悩む人々
仕事中に先輩や上司から何かを教えてもらう際に、よく「メモをとりなさい」と言われるんだけど、その必要性がよくわからない。頭で覚えられるんだけどなあ。

今日はそんな方々に向けて記事を書いています。メモを取るというのは手間のかかることですし、いちいちメモを取るのは記憶力のないどんくさい人だと思う人も中にはいるかもしれません。

しかし実はそんなイメージとは全く逆で、メモを取らない方が仕事の抜け漏れは多くなり、質問されても正確な情報を返せない状態になるのです。

いわむー
いわむー
この記事ではメモを取ることによってどのようなメリットを得られるかを4点紹介します。

ざわむー
ざわむー
実際にメモを取りながら仕事をしている方にとっては、どれも頷けるものだと思いますし、これから社会に出て仕事をするという方にも覚えておいて損はない視点ばかりです。

ぜひメモを上手く活用し、仕事を効率よく進められる一助として今回の記事をお役立てください。

仕事でメモを取る人の特徴

メモを取りながら仕事をしている人について、こんな特徴があるよねというのをざっくり箇条書きにしてみました。

・自分の仕事をしっかり理解している
・スケジュールの時間や打ち合わせの内容を正確に把握している
・斬新なアイデアを思いつける
・話を真摯に聞く姿勢を持っていて信頼される

仕事でメモを取る人には様々な能力が備わっています。周囲からの印象もよく、仕事をするうえでも信頼できる人だと思われることに繋がりますよね。

仕事でメモをとるメリット4つ

①同じことを聞き返さずに済む
②タスクが視覚化されて抜け漏れを起こさなくなる
③他の大切なことを考える余裕が生まれる
④周囲から好感を持たれる

それではそれぞれ詳しく紹介していきます。

①同じことを聞き返さずに済む

人の記憶力とは曖昧なものです。重要なことだから覚えておかないと、と思っていたのに時間が経つと正確に思い出せないという経験をした方も多いのではないでしょうか。

その場でメモを取っておけば、たとえ自分が忘れてしまったことでも正確に思い出すことができます。何より、正確な情報が手元に残っているので相手に同じことを聞き返す手間がなくなります。

先輩や上司にも聞きづらいことですが、相手が取引先の方であれば信用問題にも関わります。覚えていられるだろうと高をくくらず、重要なことをメモしておくと信用を損なうリスクを減らせます。

一度説明すれば理解できるというのは、立派な能力のひとつです。

いわむー
いわむー
社会人になって、アルバイトスタッフの教育担当をしていたのですが、メモを取る人と取らない人とで、仕事の質が格段に違うのが目に見えてわかりました。メモを取らない人は、数日経って同じことを何回も質問してきたので時間が余計にかかりました。メモを取る人は1回教えたことを自分で反復できるのでどんどん先に進んでいきました。

ざわむー
ざわむー
アルバイトだと毎日仕事に入るわけじゃないから、何をやるべきか、気をつけないといけないことはなにかを忘れてしまうこともあるんですよね。アルバイトを掛け持ちしていたりすると、余計に何がなんだかわからなくなりそう。

②タスクが視覚化されて抜け漏れを起こさなくなる

仕事中は、さまざまなタスクが次から次へと発生します。頭の中で覚えていようとすると、そのタスクに抜け漏れが生じて、人に迷惑をかけてしまうこともあるでしょう。

そういったアクシデントを予防するためにも、メモは有効です。

仕事のできる人は、タスクを書き出したメモをいつでも目に付きやすいところに置いて、管理しています。

期日を守らない人や仕事をすっぽかしてしまう人は案外多いものです。それが小さなタスクであればなおさら、うっかり忘れてしまうこともあります。

だからこそ、期日をしっかり守って仕事をやり遂げる人になれれば、周囲の評価は必ずよくなります。

結局やらなければいけないタスクなら、締め切りを破って上司に叱られながらやるよりも、期日までにサッと終えて周囲の人からも信頼されるほうが気持ちよく仕事ができるのではないでしょうか。

いわむー
いわむー
タスクを頭だけで覚えておくと、自分がやらなければいけないこと、上司から言われたやるべきことなどがごちゃごちゃになって漏れが出てしまいます。そして曲者なのが電話受けですね。新人は誰よりも早く取ることを求められました。お客さんからの電話が来てバタバタしていると「あれさっきの話なんだっけ?」となって……最悪です…..。

ざわむー
ざわむー
ただメモを取るだけじゃなくて、誰から言われたのか、いつまでにどこで何をどうすればいいのか。など、5W1Hを意識してメモを取るのも大事です。もちろん、読める字で丁寧に!笑

③他の大切なことを考える余裕が生まれる

メモを取らないと、全て自分の頭で覚えておく必要があります。細々としたタスクのことが念頭にあると、「あれをしなければ」「これをしなければ」とやらなければいけないことで頭がいっぱいになって、他のことを考える余裕がなくなってしまいます。

せっかくの休日に「月曜日になったらあれをやらないと」という気持ちが頭の片隅にあって気持ちが休まらないのはもったいないことです。

やることを頭の中にずっと入れておくよりも、メモに書いて忘れても大丈夫だと思える状況を作っておけば、仕事のことを気にせず休日に思う存分羽を伸ばすこともできます。

資料や計画の細かな修正や変更点も同じです。全てを記憶しておこうとすると、その点ばかりに意識が向いてしまってどうすればもっと良くなるのか、次に活かせる点はどこか、といった発展的な考えが生まれる余裕が無くなってしまいます。

仕事ができる人ほどメモを有効活用しているのは、この「どうでもいいことに脳を使わず、自分の能力をより高める方法を考えることに頭を使えるから」という理由が大きいようです。

いわむー
いわむー
常にメモを取ることを意識し、お昼休憩の時間や退勤前の時間でメモを整理することを心がけるといいです。そうすることで余裕が生まれやすくなります。

ざわむー
ざわむー
なにか考え事をする際も、メモを取りながらのほうが良いです。ポイントだけ押さえておけば、後々見直したときにアイデアが閃くきっかけになることもありますよ。

④周囲から好感を持たれる

「傾聴」という言葉をご存知でしょうか。

話し相手が深いうなずきやしっかりとした相づちをしながら真摯に耳を傾けている様子がうかがえると、人はその人に好感や信頼を寄せるようになることが心理学的に証明されています。

メモを取りながら人の話を聞くというのも、この傾聴の姿勢のひとつです。

自分の話を真剣に聞いてもらえて嫌な気持ちになる人はいません。むしろ信頼関係が築かれて、仕事のコツや会社の実情など他の人には軽々しく話さないような重要な話をしてくれるかもしれません。

前述したように、メモを取っておくと同じことを聞き直す機会も減ります。

仕事や人に対して誠実な人だという印象を持たれるいいチャンスなので、打ち合わせのときやヒアリングなど相手がいる時こそメモを活用してみてください。

いわむー
いわむー
しっかり話を聞いてくれる、そしてメモも取り、話したことをしっかり覚えて仕事に活かしてくれる方にはどんどん新しいことを教えたくなります。(一方的すぎるとウザがられるリスクもあるので注意w)

ざわむー
ざわむー
「あ、この人はちゃんと話を聞いてくれる人なんだ」と思うと、どんどん伝えたくなる気持ちはわかるよ笑 メモをとる人は色んな情報をもらえる機会が増えそうだから、他の人より成長するという話は納得できる気がする。

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実際にメモを取ることで大変な成功を収めたビジネスマンは多く、中でも『メモの魔力』(前田裕二著)はメモの極意やメリットが分かりやすく書かれていてとても参考になります。

著者の前田さんは毎日取っているメモから新しいビジネスモデルを思いつき、どうすれば軌道に乗るかをメモを見返しながら考え、心引かれた言葉をメモに取ってゆっくりとその言葉を向き合う時間を取る、とさまざまな場面でメモを活用されています。

まとめ

思ったこと、改善点、問題になっていること、アイデア、スケジュールなど、メモする内容はなんでも構いません。

そのメモが思わぬところでアイデアに繋がったり、忘れてしまったことを思い出させてくれたりするはずです。

メモは必ず役に立つ時が来ます。今日からどんどんメモを取ってみましょう!

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WACO LOG
旦那はフリーランスのビデオグラファーとして地域の魅力を発信する動画制作をしている。最近では企業向けにスマホで動画制作講座も開催。嫁はフリーランスのWEB制作者としてWEBサイトのデザインや、コーディング業務をしている。どこででも働けるからこそ、フットワーク軽く自分たちが関わりたい地域にふらっと行って、ゆるゆる楽しく過ごす生活をしています。